Diese Anleitung richtet sich an die Bucher von Newslettern und gibt Ihnen Hinweise über die Vorlagen, die wir für die Erstellung eines Newsletters benötigen.
1. Zeitpunkt der Versendung
Bei der Buchung des Newsletters geben wir Ihnen als Datum immer den Dienstag in der Woche, in dem die Versendung des Newsletters vorgesehen ist. Die Versendung des Newsletters selbst erfolgt auf den Freitag darauf.
2. Zusendung der Vorlagen und Freigabe des erstellten Newsletters
Bitte senden Sie die Vorlagen eine Woche vor der geplanten Versendung an die E-Mail-Adresse newsletter@wordpress.p364055.webspaceconfig.de. Wir erstellen dann den Newsletter nach Ihren Vorgaben und senden Ihnen per E-Mail einen Link zur Freigabeversion auf einer Webseite. Senden Sie uns bitte anschließend Ihre Freigabe des Newsletters oder die gewünschten Änderungen.
Die Vorlagen sollten aus folgenden Unterlagen bestehen:
a. Muster des Newsletter-Aufbaus in Form eines Word-Dokuments, eines PDFs oder einer Webseite. Es reicht, wenn wir eine ungefähre Vorstellung davon bekommen, wie Sie sich den Aufbau eines Newsletters vorstellen.
b. Den Text als Word-Dokument, Text- oder PDF-Datei oder als Text in einer E-Mail. Wir müssen den Text kopieren und in den Newsletter einsetzen können. Bitte beachten Sie die unter Punkt 3 vorgegebenen Textmengen.
c. Das Bildmaterial: In der Regel besteht es aus einem Logo oder Banner sowie Fotos oder Zeichnungen für den Inhalt. Als Grafikformat bitte JPG, GIF oder PNG verwenden. Beachten Sie, dass manche E-Mail-Programme PNG nicht korrekt anzeigen. Die Bildgröße passen wir selbst den Gegebenheiten an, senden Sie uns deshalb bitte die höchstmögliche Bild- und Auflösungsgröße zu. Bitte die Bilder als Anhang in der E-Mail versenden und nicht in die E-Mail selbst oder gar in einem PDF- oder Word-Dokument einbinden.
3. Hinweise für die Newsletter-Gestaltung
Damit ein Newsletter in Form einer E-Mail die Empfänger erreicht und ihm angezeigt wird, muss er viele Hürden überspringen. So gibt es beispielsweise eine Vielzahl von E-Mail-Programmen auf den unterschiedlichsten Geräten (PCs, Macs, Handys, Tabletts, Notebooks usw.), die noch dazu grafisch gestaltete E-Mails unterschiedlich anzeigen. Hinzu kommen die Spamfilter und andere Hürden, die viele gestaltete E-Mails aussortieren oder – noch schlimmer – als Phishing-oder Spam-Mails markieren. Grafiken werden zudem meist automatisch ausgeblendet.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, die Gestaltung auf ein Minimum zu beschränken. Am Besten funktionieren E-Mails mit einer Überschrift, einem Text und ein- oder zwei Bildern. Sobald wir die E-Mails mit unsichtbaren Tabellen oder CSS-Vorgaben gestalten müssen, ist die Gefahr groß, dass der Newsletter eine der beschriebenen Hürden nicht überspringt und den Empfänger nicht erreicht bzw. nicht so angezeigt wird, wie vorgesehen.
In Ihrem eigenen Interesse bitten wir Sie deshalb, die Gestaltung auf die absoluten Basics zu beschränken. Wir behalten uns vor, Vorlagen abzulehnen, wenn wir feststellen, dass diese entweder nicht umsetzbar oder vorhersehbar bei den Spamfiltern hängen bleiben würden.
Im Nachfolgenden einige Hinweise und Einschränkungen, die Sie bei der Vorlage beachten müssen:
a. Der Newsletter erscheint immer mit unserem Template, d.h. es gibt eine Art Briefpapier mit unserem Logo und anderen Gestaltungsmerkmalen. In der Mitte ist ein Rahmen für Ihren Newsletter vorgesehen. Diesen inneren Teil können Sie frei gestalten. Der Sinn dieser Gestaltung liegt darin, dass die Empfänger sofort merken, dass es sich um eine E-Mail von Therapeuten.de handelt und diese nicht als Spam ansehen. Es gibt also einen Wiedererkennungseffekt durch unser „Briefpapier“.
Hier eine Mustervorlage mit den wichtigsten Elementen: Briefpapier, Banner des Kunden, Überschrift, Text, zwei Abbildungen.
b. Als Schriftart können nur Schriften verwendet werden, die auf allen Rechnern vorhanden sind – so gennante websichere Schriftarten. Eine Liste dieser Schriftarten finden Sie unter http://www.w3schools.com/cssref/css_websafe_fonts.asp.
c. Für Ihren Newsletter stehen Ihnen 600 Pixel in der Breite zur Verfügung. Die Höhe ist unbeschränkt, Sie sollten allerdings darauf achten, dass Ihr Newsletter nicht zu lang wird.
Da der Newsletter von allen E-Mail-Programmen möglichst gleich dargestellt werden sollen, beschränken wir uns bei der Gestaltung auf die absoluten Basics. Nicht alles, was bei Webseiten möglich ist, kann auch bei Newslettern verwendet werden. Für die Gestaltung verwenden wir unsichtbare Tabellen und CSS-Vorgaben. Wir raten Ihnen deshalb die Gestaltung so einfach wie möglich zu entwerfen. Insbesondere Hintergrundbilder (also Bilder, die hinter einem Textstück liegen) können von einigen E-Mail-Programmen nicht angezeigt werden.
Am Ende des Newsletters muß Ihre vollständige Adresse angegeben werden, damit ersichtlich ist, wer für den Inhalt verantwortlich ist und wohin sich Interessenten wenden können.
Spezifische Hinweise für Einzel-Newsletter
Wenn Sie einen Einzel-Newsletter gebucht haben (d.h., nur Sie sind in dem Newsletter vertreten), dann liegt der Umfang des Newsletters in Ihrem Ermessen. Sie sollten jedoch daran denken, dass zu lange E-Mails nicht gerne gelesen werden und zu viele Fotos die Downloadzeit bei den Empfängern erhöht. Verweisen Sie für weitere Informationen per Links auf Ihre eigenen Webseiten.
Spezifische Hinweise für 3-in-1-Newsletter
Wenn Sie einen Platz in einem 3-in-1-Newsletter gebucht haben (drei Teilnehmer teilen sich einen Newsletter, wird einmal im Monat angeboten), dann gibt es eine Beschränkung in Textmenge und Bilderanzahl. Die Textlänge darf 1600 Zeichen (inkl. Leerzeichen) nicht überschreiten, die Anzahl der Bilder ist auf 2 beschränkt (z.B. ein Banner und ein Foto). Legen Sie den Newsletter als „Teaser“ an, d.h. wecken Sie das Interesse der Leser und verweisen Sie dann über einen prominent angelegten Link auf Ihre eigene Website bzw. eine eigens für diesen Newsletter erstellte Webseite. Das hat auch den Vorteil, dass sie dort einen Besucherzähler anbringen können.
4. Sonstige Hinweise, Tipps und Tricks für die Newsletter-Gestaltung
- Damit Sie den Erfolg des Newsletters zumindest ansatzweise überprüfen können (neben den E-Mail-Feedbacks und Anmeldungen), sollten Sie im Text möglichst häufig per Links auf eine eigene Webseite verweisen, die sie dann wiederum mit einem Besucherzähler versehen können.
- Unsere Newsletter können personalisiert werden, d.h. wie bei einem Serienbrief kann der Empfänger persönlich mit beispielsweise „Sehr geehrte Frau …“ angeredet werden.